Innholdsfortegnelse

Se også: Ofte stilte spørsmål om personvern - Ord og uttrykk - Test deg selv om personvern

Veileder i personvern for tillitsvalgte i Venstre

Som tillitsvalgte i Venstre spiller dere en nøkkelrolle i å sikre og beskytte personvernet til våre medlemmer. Det er viktig at vi alle forstår og følger prinsippene for god personvernspraksis. Som tillitsvalgte er vi ansvarlige for å sikre at personvernet til våre medlemmer ivaretas på beste måte. Dette innebærer en kontinuerlig forpliktelse til å være oppmerksom, informert og proaktiv i vår håndtering av personopplysninger. Takk for din innsats og ditt engasjement i å beskytte våre medlemmers personvern.

Personvern er et viktig tema for deg som tillitsvalgt fordi du i kraft av vervet får tilgang til personopplysninger om medlemmene ditt lag. 

Medlemskap i politisk parti regnes etter personvernlovgivningen som en sensitiv personopplysning og skal derfor behandles med varsomhet.

Grunnleggende personvernsprinsipper

• Taushetsplikt: Alle personopplysninger om ordinære medlemmer er strengt konfidensielle og skal behandles deretter.

• Begrenset tilgang: Tilgang til personopplysninger bør kun brukes i den grad det er nødvendig for utførelsen av dine oppgaver som tillitsvalgt eller ansatt i Venstre.

• Unngå fysisk lagring: Unngå hvis mulig å lagre personopplysninger eller ta ut lister over medlemmer på papir. Sikker digital lagring er foretrukket for bedre sikkerhet og kontroll.

• Unngå lokal lagring: Unngå å lagre medlemsinformasjon lokalt på dine personlige enheter. Bruk heller sentraliserte, sikre systemer som tilbys av Venstre.

• Sikker digital praksis: Når du kommuniserer via e-post med medlemmer, bruk medlemssystemet eller send med blindkopi (BCC) for å beskytte mottakernes identitet.

Kommunikasjon og datasikkerhet

• E-postkommunikasjon: Vær spesielt forsiktig når du sender e-poster som inneholder personopplysninger. Unngå å inkludere sensitiv informasjon i e-poster hvis det ikke er helt nødvendig. Bruk da modus for konfidensielt innhold i Gmail for å beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang.

• Sikre løsninger: Bruk krypterte og passordbeskyttede løsninger når du må dele sensitiv informasjon digitalt.

Ved avvik

• Rapporter øyeblikkelig ethvert brudd på personvernreglene eller mistanke om lekkasje av personopplysninger til Venstres personvernombud (personvern@venstre.no)

Opplæring og bevisstgjøring

• Regelmessig opplæring: Deltakelse i regelmessige opplæringsprogrammer om personvern og datasikkerhet anbefales sterkt.

• Deling av "beste praksiser": Del erfaringer og beste praksiser med andre tillitsvalgte for å fremme en kultur av sikkerhet og personvern.

Håndtering av medlemsinformasjon i lokal- og fylkeslag i Venstre

Personopplysninger du har mottatt fra medlemmene skal behandles konfidensielt. Opplysningene må oppbevares slik at de ikke kommer andre til kunnskap. Du skal også sørge for ikke å håndtere mer informasjon enn nødvendig for formålet, sikre at personopplysninger oppbevares trygt, og påse at opplysninger slettes eller makuleres når oppdraget er utført.

Når man jobber med medlemsinformasjon, for eksempel når man har ringerunder før valgkamp eller det purres på kontingent, er det ofte behov for å dele denne informasjonen med flere, da flere deler på oppgaven.

Det beste er at dere gir vedkommende tilgang til medlemsregisteret i den perioden det er behov. Se veiledning til medlemssystemet. Lokallagsledere har anledning til å gi medlemmer tilgang til medlemsregisteret. 

• Digital sikkerhet: Prioriter alltid digital lagring av medlemsinformasjon i Venstres sikre systemer (Medlemssystemet og Workspace).

• Nedlasting og sletting: Hvis du må laste ned lister fra medlemssystemet, for eksempel for å lage ringelister, må disse slettes så snart formålet for nedlastingen ikke lenger er aktuelt.

Ofte er det hensiktsmessig å generere et regneark og jobbe sammen i dette: Notere hvem som ønsker å bidra i valgkampen, hvem som ikke vil bli ringt opp igjen, osv. 

Om dere vil jobbe i et felles regneark, må følgende sørges for:

• Send aldri medlemslister på e-post. Dette er ulovlig. 

• Unngå å skrive ut medlemslister så langt det er mulig. 

• Dersom det ikke er praktisk mulig å jobbe digitalt og det er behov for fysiske lister, må man sørge for at listene blir samlet inn og makulert så snart behandlingen er ferdig.

• Om man ønsker å jobbe sammen om et dokument, kan dette gjøres ved å:

  • opprette et dokument i en sky, for eksempel stemvenstre.no-domenet (Google regneark), som alle lokallag har tilgang til, er egnet. Les mer om Workspace og hvordan dette brukes.

  • sørge for at tilgangen til dokumentet er begrenset (ikke åpen for alle) og dele kun med de som skal ha tilgang.

• Når arbeidet med listen er ferdig, skal listen slettes. Så lenge man jobber med listen, for eksempel en oversikt over frivillige i en valgkamp, kan listen bestå. Når behovet opphører, for eksempel når valgkampen er over, skal listen slettes. 

• Selv om det er fristende å lagre informasjon om medlemmene i et dokument: For eksempel hvilke saker vedkommende interesserer seg for, hvilken livssituasjon de er i (småbarnsforeldre, pensjonister), så er dette ikke lov og skal ikke skje. Oppfordre heller medlemmene selv å legge dette inn i medlemsregisteret.