Innholdsfortegnelse

Se også: Ofte stilte spørsmål om personvern - Ord og uttrykk - Test deg selv

Håndtering av medlemsinformasjon i lokal- og fylkeslag i Venstre

Når man jobber med medlemsinformasjon, for eksempel når man har ringerunder før valgkamp eller det purres på kontingent, er det ofte behov for å dele denne informasjonen med flere, da flere deler på oppgaven.

Det beste er at dere gir vedkommende tilgang til medlemsregisteret i den perioden det er behov. Se veiledning for medlemsregisteret.

Behandling av medlemslister

Ofte er det hensiktsmessig å generere et Excel-ark og jobbe sammen i dette: Notere hvem som ønsker å bidra i valgkampen, hvem som ikke vil bli ringt opp igjen, osv. 

Om dere vil jobbe i et excelark, må følgende sørges for:

• Send aldri medlemslister på e-post

• Skriv ikke ut medlemslister

• Om man ønsker å jobbe sammen om et dokument, kan dette gjøres ved å:

  • opprette et dokument i en sky, Stemvenstre.no-domenet, som alle lokallag har tilgang til, er egnet. Les mer om Stemvenstre-domenet og hvordan dette brukes.

  • sørge for at tilgangen til dokumentet er begrenset (ikke åpen for alle) og

  • dele kun med de som skal ha tilgang.

• Når arbeidet med listen er ferdig, skal listen slettes. Så lenge man jobber med listen, for eksempel en oversikt over frivillige i en valgkamp, kan listen bestå. Når valgkampen er over, må listen slettes. 

Om personvern og GDPR

GDPR står for General Data Protection Regulations og blir kalt personvernforordningen på norsk. Det er et nytt sett med personvernregler som innføres i hele EU, inkludert Norge.  Dette regelverket viderefører hovedprinsippene, men er strengere enn personopplysningsloven. 

Personvernforordningen er bygget på en grunntanke om at hvert individ eier sine egne personopplysninger. Det er en menneskerettighet som beskyttes av europakommisjonen. 

Dette medfører at alle virksomheter som ønsker å behandle personopplysninger er pålagt å respektere individets rett til

• informasjon og innsyn

• å bli glemt

• dataportabilitet 

• innsyn og registerutdrag

Retten til informasjon

Den som vil anvende personopplysninger i sin virksomhet må informere den registrerte om dette på en enkel og forståelig måte. Ved innsamling av personopplysninger må virksomheten blant annet informere om:

• Hvem som er behandlingsansvarlig og personvernrådgiver samt kontaktinfo til disse

• Formålet med behandlingen

• Hvilke typer av personopplysninger som samles inn

• Hvor lenge opplysningene vil lagres

• Om opplysninger vil overføres til tredjeland eller internasjonal organisasjon

Retten til å bli glemt

Individet har rett til å begjære at sine personopplysninger skal fjernes fra et register, dersom behandlingsgrunnlaget er basert på samtykke eller en avtale som har utløpt eller blitt brutt. Slik fjerning kan foregå ved total anonymisering eller sletting av opplysningene. 

For enkelte tilfeller har registrerte rett til å begrense bruken av personopplysninger. Dette kan være tilfeller hvor registrerte har motsatt seg behandling, eller i påvente av korreksjon.

Retten til retting og korrigering

Et individ kan kreve at korrekte og nøyaktige opplysninger behandles, og dermed at det straks korrigeres eller legges til utfyllende informasjon.

Retten til dataportabilitet

Enhver person kan be om at personopplysninger registrert om dem hos en virksomhet skal kunne overføres til en annen aktør. Slik data skal utgis på et maskinlesbart format, eksempelvis x-html. Data som man kan kreve overflyttet gjelder kun de opplysningene man har oppgitt selv og ikke bearbeidet bedriftssensitiv informasjon. 

Retten til innsyn

Et individ har krav på innsyn i alle personopplysningene som behandles om dem hos en virksomhet. I tillegg har man rett til å kostnadsfritt motta en kopi av opplysningene som finnes lagret hos virksomheten, inkludert kommentarer i fritekstfelt. Dette har virksomheten 30 dagers frist på å ta frem ved forespørsel.